Voici le compte-rendu de la réunion du bureau qui s’est tenue au Miech le mercredi 26 mai 2100.

Présents : Isabelle, Sophie, Anne, Alberto, François, Christian et Eric.

Absent excusé : Alain

C’est la première réunion de bureau depuis la reprise de la saison été 2010.

Point sur les paniers

Nous avons à l’heure actuelle 25,5 paniers payés, 23 entiers et 5 demi dont 8 sur Albi. C’est 1 panier et demi de moins que sur la saison d’hiver. Il faut continuer le démarchage vers de nouveaux adhérents, une piste est lancée vers Saint-Sulpice (une livraison pourrait être envisagée) et à plus longue échéance sur Rabastens.

La possibilité de ne pas prendre les paniers pendant ses congés est donnée. Isabelle s’occupe de réaliser un planning afin de gérer le nombre de paniers pendant la période estivale.

Pour le début de chaque saison il faudra être plus vigilant avec les nouveaux arrivants. En effet à la suite d’incompréhension, trois paniers ont été réalisés sans preneur, ou nouveaux arrivant s’étant désistés entre temps. Ils seront payés par l’association à Christian.

Après pointage du nombre de paniers exacts, nous déciderons de l’augmentation du prix d’achat des paniers à Christian pour la période.

Assemblée Générale

La date du dimanche 11 juillet 2010 à 10h30 est fixée pour notre deuxième Assemblée Générale. Suite à cela, l’association offrira l’apéritif et les participants seront invités à partager le repas dans le cadre d’une auberge espagnole. Une information par le site et sous forme de flyers dans les paniers va être réalisée. Pour préparer cette AG, une réunion de bureau se fera le jeudi 01 juillet à 18h30 au Miech.

Un des points à aborder sera l’entrée ou non de producteur non bio dans notre système de distribution.

Contrat d’Alberto

Alberto part en formation les 21 et 22 juin 2010. Le thème de la formation est Initiation Word et son coût de 440€. Alberto se charge de contacter Pôle Emploi pour intégrer cette formation à la convention qui nous lie avec eux. A cette occasion, il faudra voir les conditions de renouvellement, ce point sera à l’ordre du jour de la prochaine réunion de bureau.

Divers

Certaines questions des adhérents passent par le site. Il faut absolument que nous soyons vigilants pour y répondre.

L’expérience de la participation au stand du réseau des AMAP du Tarn est intéressante et le bureau poursuit son implication dans ce réseau avec le bémol des emplois du temps de chacun. Si le réseau fonctionne, il pourrait voir un partage des listes d’attentes et un partage des expériences de chacun.

Une nouvelle commande Base Bio est faite pour la fin du mois de Mai. La remontée des demandes et le traitement pour arriver à faire des commandes groupées est complexe.

La prochaine réunion du bureau : jeudi 01 juillet 2010 à 18h30 au Miech.

Étaient présents : Isabelle, Sophie, Eric, Anne et Alberto.

Demande d’Alain Tinarrage à entrer dans le bureau

Point qualité

remarques / tomates tardives

Pas de problème particulier à signaler. Sur les paniers à venir : les Maffre n’ont plus de lentilles pour compléter les paniers. Christian pense y arriver avec quelques pommes de terre , épinards , mâche à venir , puis radis. Aberto doit prévenir les adhérents d’Albi vendredi prochain que l’on est dans les mois difficiles pour les légumes, il donnera des infos sur les produits à venir.

Du fait de l’absence de François, la démonstration de l’administration du site/blog est reporté à une prochaine réunion.

Communication pour nouvelle saison

Objectif : passer à 35 paniers, sachant que des adhérents ne prendront pas les paniers d’été : il y a donc 15 nouveaux adhérents à trouver.

• Isabelle reprendra le tract avec ajout de photos de paniers, d’un dessin de Christian… et précisions sur les lieux et jours de distribution en laissant ouvert sur Gaillac et Lasgraïsses, on ajoute que l’on fonctionne selon le principe d’une AMAP.
• L’affichette : le tract sera tiré également en format A3
• Isabelle demandera à l’adhérent d’Albi Repro la possibilité de nous tirer les tracts et affichettes.
• Alberto demandera à des adhérents d’Albi de nous aider pour mettre des affichettes dans des lieux d’affichage à la DDEAF mais aussi dans les autres bâtiments de la cité administrative.

Un point sur tout cela sera fait lors de de la prochaine réunion, avec les projets de documents, en vue de finaliser la diffusion et le nombre à tirer.
De plus, d’autres moyens de diffusions sont envisagés tels que :

• La publication d’un article sur Lisle sur Tarn, le blog
• Par le bais des associations que l’on connaît
• Par les mairies de Montans et Parisot,
• Par le site des AMAP du Tarn. Il faut consulter le site pour voir si on y est référencé et demander à François de mettre le terme “AMAP” dans les mots clés du site.

Commande Base Bio

• Décision de lancer le service avec diffusion d’un liste de commande sur le site et d’un papier dans les paniers la semaine prochaine. Anne prépare la liste et l’envoie au bureau pour validation.
• Annoncer une commande tous les 3 mois dans un premier temps.
• Forfait de 2 euros par commande pour payer les frais de carburant.

Comptes

Sophie présente un prévisionnel mensuel qui dégage un bénéfice de l’ordre de 200 € par mois

• Décision de commencer à payer la facture de la juriste CER en 4 fois (montant 415€ )
• Paiement des légumes à Christian au nombre de semaines par mois
• Décision de prendre en charge les 2 jours de carence pour maladie tant que l’on a la subvention CAE (Contrat d’Accompagnement dans l’Emploi)
• Sur la formation au GRETA, la formation est effectuée avec un ordinateur et un casque. Il est donc préférable de choisir CCI qui propose des formation plus traditionnelle.
• Alberto doit voir avec Pôle Emploi les modalités de modification de la convention CAE.

Report de l’après-midi plantation d’arbres fruitiers : option annulation car on retrouverait les membres du bureau. Christian le fera avec Alberto. Ils ont déjà fait les trous. Quand on aura les arbres, on peut toutefois garder le principe d’une invitation pour ceux qui souhaite participer.

La prochaine réunion du bureau le lundi 15 mars au Miech à 18h30 avec repas.

Étaient présents : Isabelle, Sophie, Anne, François, Alberto, Christian et Eric.

Un point trésorerie a été réalisé. Après discutions, Alberto n’utilisera plus son véhicule personnel et il n’y aura donc plus de versement de frais de déplacement. Christian mettra à disposition son fourgon pour les livraisons sur Albi et nous demande en échange une augmentation substantielle (40 centimes) du coût du panier.
Au 31 janvier nous devrons payer les charges du trimestre.

Au niveau du contenant pour légumes, le problème du retour des cagettes se pose toujours ; l’idée est lancée de l’achat groupé de sac et d’un roulement. Mais une discipline sera nécessaire au regard de l’investissement. Il est donc décidé de lancé une communication via le site de l’Asso’miech, pour avoir le ressentie des adhérents, notamment sur le principe d’une caution de 2 €.

Un point communication est fait. Tout le monde se satisfait du site Internet. Par contre il est décidé, pour éviter les amalgames, de ne diffuser sur notre liste d’adhérents que des infos de l’association. François rappel que Lisle sur Tarn, le blog peut servir à toute autre information. Une liste de diffusion « Tarn Info Citoyen » existe aussi pour une plus grande diffusion de tous types d’informations et d’organisations de manifestations.

Nous demandons à Alberto de contacter le GRETA de Gaillac pour voir l’offre de formation en matière d’initiation à l’informatique. Nous estimons le besoin 35 heures de formation, ce qui avait été prévue au budget prévisionnel.

En février, nous n’organisons pas le repas du premier mardi. Par contre Christian nous propose un après-midi plantation de fruitiers dans son verger, suivi d’un goûter pour les enfants, les parents, les grands-parents. Une date est fixée au samedi 13 février 2010 dans l’après-midi.

Enfin, il faudra impérativement après les vacances scolaires de février, développer notre liste en vue des paniers d’été. Notre liste comprend aujourd’hui 30 familles. Un projet d’affiche et de ré actualisation des flyers va être effectuée et une information devrait être réalisée sur les sites de la cité administratives et de Cantepau d’Albi. Mais la liste restera ouverte bien évidement à toute nouvelle personne.

La prochaine réunion est programmée le lundi 15 février 2010 au Miech.

L’ordre du jour sera : point qualité, gestion du site internet, organisation du développement de la liste, programmation de la formation, point trésorerie.

Étaient présents : Sophie, Anne, Christian, Alberto, François et Éric; Isabelle s’étant excusée.

Nous avons fait le point sur le budget prévisionnel et sur la trésorerie. Le CNASEA a fait le premier remboursement des aides apportées au contrat d’Alberto.

Un certain nombre de décisions ont été prises, notamment celle de faire le premier paiement pour les légumes à Christian.

Puis nous avons discuté de l’épineux problème des cagettes qui contiennent les légumes et avons décidé de faire un devis sur l’achat de sac type “cabas”. Si cette solution est retenue il faudra impérativement une autodiscipline des adhérents afin de maintenir la rotation des sacs.

Enfin tous le monde s’est félicité de la communication via les e-mails et le site internet. Nous devons faire vivre ce site et donc allons essayer de l’alimenter par des articles, des recettes, etc.

Les membres du bureau ont décidé de bien séparer les réunions de Bureau des animations avec les adhérents. Rendez-vous est pris pour le début de l’année avec les adhérents et à la fin du mois de janvier pour le bureau.